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Vous êtes un organisme de formation ou vous souhaitez le devenir ? Ces informations vous concernent

| Publié le 22 janvier 2019 | Dernière mise à jour le 20 février 2019
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Vous voulez devenir un organisme de formation et être enregistré ?
Vous êtes un organisme de formation et vous souhaitez exercer dans le domaine spécifique de la formation professionnelle ?

Nous mettons à votre disposition de quoi constituer votre dossier, ainsi qu’une documentation susceptible de vous accompagner dans vos démarches et de répondre à vos questions.

Pièces à fournir pour avoir un dossier de déclaration d’activité complet

1) Le bulletin de déclaration d’activité [Cerfa n° 10782*04] en un exemplaire, entièrement rempli et signé

cerfa de demande de déclaration d’activité
Notice explicative du cerfa de demande de déclaration d’activité

2) Une copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN  ;

3) Une première convention de formation professionnelle ou un contrat de formation professionnelle datant de moins de 3 mois ou à défaut bon de commande ou facture établies, pour la réalisation de prestation de formation.

La convention de formation est conclue entre l’organisme de formation et une personne morale de droit public ou de droit privé (entreprise, association, collectivité publique...)

Le contrat de formation professionnelle est conclu entre l’organisme de formation et une personne physique qui entreprend une formation à titre individuel, et à ses frais (article L.6353-3 du Code du travail).

4) Une liste des personnes qui interviennent dans la réalisation de l’action avec la mention de leurs titres et qualités, du lien entre ces titres et qualités et la prestation réalisée et du lien contractuel qui les lie avec l’organisme. Ce document est à produire même si vous êtes travailleur indépendant. A défaut, vous pouvez produire un curriculum-vitae.

5) Le bulletin numéro 3 du casier judiciaire du ou des responsable(s) de la structure ou de la personne qui se déclare datant de moins de 1 mois
Site délivrant le casier judiciaire : www.justice.gouv.fr/cjn/b3/eje20
A défaut de transmission de l’une de ces pièces, le dossier est incomplet.

6) Les statuts pour les organismes de formation s’inscrivent dans la catégorie d’action pour apprentissage.

1/ Comment puis-je présenter une convention ou un contrat avec un client alors que je n’ai pas encore de numéro de déclaration d’activité ?
La réglementation prévoit expressément que pour obtenir le numéro de déclaration d’activité, vous devez présenter un premier contrat ou une première convention datant de moins de trois mois.
Il s’ensuit que, s’il y a lieu, cette première action peut être réalisée aux dates prévues même en l’absence de numéro de déclaration d’activité.
2/ Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur une convention de formation ? (article D.6353-1 du code du travail) :
◾ l’intitulé de l’action : il s’agit du nom spécifique ou générique de l’action permettant son identification au regard du programme ;
◾ la durée de l’action : elle peut être fixée en jours de formation mais doit de préférence indiquer le nombre d’heures de formation. Elle peut utilement être complétée par des indications relative aux dates précises ou à la période de réalisation de l’action ;
◾ les modalités de déroulement et de suivi de l’action : elles visent les dates et lieux de la formation, le séquencement prévu si la formation est organisée en modules, l’existence et les conditions d’un stage en entreprise, la mise en œuvre matérielle de l’action (formation intra ou interentreprises, formation présentielle ou ouverte et à distance…) ;
◾ les modalités de sanction de l’action
◾ le prix de l’action et les modalités de règlement.
◾ l’objectif et le contenu de l’activité
◾ moyens prévus

4/ Si le bénéficiaire de l’action est un auto entrepreneur dois-je établir une convention ou un contrat ?
Un auto entrepreneur est le représentant d’une entreprise et une convention de formation doit être présentée.

5/ A défaut d’une convention de formation, puis-je présenter un bon de commande ou une facture ?
En l’absence de convention un bon de commande signé du client et revêtu de la mention « bon pour accord » ou une facture peuvent être acceptés, sous réserve de la présence des mentions obligatoires figurant à l’article R 6353-1 : l’intitulé, la durée, les objectifs de la formation, les modalités du déroulement et de la sanction de la formation, ainsi que le prix et les modalités de règlement.
6/ Le contrat de formation conclu avec un particulier doit-il avoir des mentions particulières ?
Le contrat conclu entre la personne physique qui entreprend une formation et le dispensateur de formation précise, à peine de nullité :
1- La nature, la durée, le programme et l’objet des actions de formation qu’il prévoit ainsi que les effectifs qu’elles concernent ;
2 - Le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ;
3- Les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas des formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ;
4- Les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat ;
5- Les modalités de paiement :
Dans le délai de dix jours à compter de la signature du contrat, le stagiaire peut se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception.

Aucune somme ne peut être exigée du stagiaire avant l’expiration du délai de rétractation
Il ne peut être payé à l’expiration de ce délai une somme supérieure à 30 % du prix convenu.
Le solde donne lieu à échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de l’action de formation.
6- La rupture du contrat
Si, par suite de force majeure dûment reconnue, le stagiaire est empêché de suivre la formation, il peut rompre le contrat. Dans ce cas, seules les prestations effectivement dispensées sont rémunérées à due proportion de leur valeur prévue au contrat.

7/ Si j’exerce mon activité en sous-traitance, quel document contractuel dois-je présenter ?
Le sous-traitant doit présenter un contrat de sous-traitance ou de prestation de service (ou à défaut une facture, un bon de commande, ordre de mission …) qui renferme les mentions obligatoires d’une convention.
Ce document doit être signé entre le demandeur et un organisme de formation (appelé donneur d’ordre).

8/ Si le dirigeant de la société n’est pas résident en France comment produire un extrait de casier judiciaire ?
Dans ce cas, la société produira un équivalent du casier judiciaire avec sa traduction attestant que la personne concernée n’a pas fait l’objet d’une condamnation pénale pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l’honneur.
Par ailleurs, l’obligation ne concerne pas nécessairement le dirigeant statutaire mais il peut être présenté une pièce justificative d’autres administrateurs ou directeur titulaires le cas échéant d’une délégation de pouvoirs.

9/ S’il s’agit d’un organisme étranger qui intervient en France quel extrait de casier judiciaire faut-il présenter ?
Dans ce cas de figure, il faut présenter le bulletin N° 3 du casier judiciaire du représentant désigné en France.

10/ Quelles sont les suites données à un dossier incomplet par défaut de l’une des 6 pièces obligatoires ?
Si le dossier est incomplet par défaut de l’une des pièces obligatoires ou de leurs annexes (cf infra), une demande est adressée au demandeur dans un délai de 30 jours. Le défaut de réponse entraîne une décision de refus de déclaration d’activité pour incomplétude.

11/ Quelles sont les suites données à un dossier comprenant les 6 pièces obligatoires ?
Si l’instruction, sur le fond, du dossier conduit à considérer qu’il s’agit bien d’une action de formation professionnelle, le demandeur reçoit un numéro de déclaration d’activité.

12/ L’administration peut-elle demander des pièces complémentaires ?
Dans le cadre de l’instruction du dossier après avoir reçu toutes les pièces initiales prévues, il peut vous être demander des pièces complémentaires, soit : un justificatif relatif à la première prestation, au public bénéficiaire ou à la nature de la prestation, ainsi qu’un justificatif relatif aux titres et qualités des personnes intervenant dans la réalisation de la prestation et à la relation entre ces titres et qualités et la prestation.

13/ L’administration peut-elle refuser d’enregistrer ma déclaration d’activité ?
Oui, dans les quatre cas suivants :
- les prestations prévues à la convention (ou au contrat) ne relèvent pas de la formation professionnelle ;
- la convention de formation (ou le contrat) n’est pas conforme ; Les conditions de la réalisation des actions de formation ne sont pas respecter
- Les statuts de l’organisme ne mentionne pas expressivement l’activité de formation en apprentissage
- votre dossier n’est pas complet.

14/ Où envoyer votre dossier ?

1. - Par voie électronique : :✉972.controle-fp@dieccte.gouv.fr

Les changements qui interviennent au cours de la vie de l’organisme de formation déclaré

Si des changements surviennent dans la situation de l’entreprise quelles sont les démarches à effectuer ?

Vous devez informer par courrier le service régional du contrôle de la formation professionnelle, dans un délai de 30 jours, en cas de cessation d’activité ou de modification d’un des éléments de la déclaration d’activité initiale. Il s’agit notamment du changement d’adresse, de dénomination, de statut juridique, ou de dirigeants.

Si je change de SIREN, puis-je conserver mon numéro de déclaration d’activité ?
Non, l’attribution d’un nouveau SIREN correspond à la création d’une nouvelle personne juridique et il vous faudra déposer un nouveau dossier complet de demande de numéro de déclaration d’activité.

Quel est le régime TVA des organismes de formation ?

En principe, les organismes de formation sont assujettis à la TVA dès lors qu’ils réalisent un chiffre d’affaires annuel supérieur à 33 200 €.
Cependant, ils peuvent bénéficier d’une exonération, valable uniquement pour leur activité de formation professionnelle continue (article 261 -4-4 du code général des impôts).
La demande d’exonération doit être présentée sur un imprimé CERFA n° 3511 intitulé « Demande d’attestation au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue » qui peut être téléchargé sur le site www.impots.gouv.fr et devra impérativement indiquer l’adresse du Service Impôts des Entreprises compétent.

Demande d’attestation au titre d’activité

Cette demande doit être adressée, en 3 exemplaires originaux, par courrier recommandé avec accusé de réception au service du contrôle de la formation professionnelle qui dispose d’un délai de trois mois pour accorder ou refuser l’attestation. Le demandeur et le SIE concerné sont destinataires de la décision du service du contrôle de la formation professionnelle.
L’avis du service du contrôle de la formation professionnelle est toujours favorable dès lors que votre numéro de déclaration d’activité est actif est que vous êtes à jour de vos obligations administratives.
L’exonération ne vaut que pour ces seules opérations : les organismes à activités multiples doivent veiller à bien distinguer les activités qui relèvent du champ de la formation professionnelle continue et qui sont exonérées de TVA de ses autres activités qui sont assujetties à la TVA.
1/ A quelle date est applicable l’exonération de TVA ?
L’exonération de TVA n’est applicable qu’au jour de la réception de la demande par la DIECCTE. Elle n’est pas rétroactive.
2/ Pourrais-je revenir plus tard sur ce choix ?
L’option pour l’exonération de TVA est irrévocable : l’organisme de formation ne peut y renoncer (instruction fiscale 3 A 2 95).

Quelles sont les obligations d’un organisme de formation ?

Dès lors, que vous exercez une activité de prestataire de formation, vous devez obtenir un numéro de déclaration d’activité et devez satisfaire à diverses obligations de nature administrative et comptable dont le défaut peut entraîner des sanctions pénales et administratives dont le retrait du numéro de déclaration d’activité.
L’une des principales obligations réside dans la transmission du bilan pédagogique et financier au titre du dernier exercice comptable clos chaque année au service régional de Contrôle(SRC) de la DIECCTE Martinique. Vous pouvez également satisfaire à cette obligation en remplissant le formulaire en ligne sur le site :
https://mesdemarches.emploi.gouv.fr

Formulaire bilan pédagogique et financier
Notice explicative du formulaire du bilan pédagogique et financier

Utiliser le code d’activation qui vous a été envoyé, ou vous rapprocher du service pour le récupérer

Dans ce cadre, vous pouvez faire l’objet d’un contrôle administratif et financier de votre activité de formation par les agents de la Dieccte et leur présenter notamment les pièces justificatives de la réalisation des actions et du rattachement des dépenses de votre organisme à l’activité de formation.

En savoir plus :

L’AGEFMA (Association de Gestion de l’Environnement de la Formation en MArtinique), a pour mission de renseigner et d’informer le grand public et de faciliter l’orientation professionnelle de l’usager dans le champ de la formation.

Consulter le site de l’AGEFMA

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